OFIMÁTICA
Antecedentes
La ofimática comienza a desarrollarse en la
década del 70, con la clasificación de los equipos de oficina que comienzan a
incluir microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas por otras
más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por
computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz
automatizado.
La
ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de
escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes
eran manuales.
Más
cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir
el traspaso de información hacia medios electrónicos.
Con el
avance y desarrollo de las tecnologías de información se han identificado algunas de estas
aplicaciones de uso común en la mayoría de las organizaciones, como son el
procesador de textos, hojas de cálculo, gráficos estadísticos, etc. De manera
que los fabricantes han diseñado y puesto en el mercado aplicaciones para ser
utilizadas por un gran número de usuarios en diferentes sistemas. A estas
aplicaciones de uso general se les llama software estándar, son programas que
se pueden adquirir normalmente en el mercado y que se encuentran dispuestos
para su uso inmediato sin utilizar la intervención de personal informático (Juan, Eduardo, Luisa, & Ivan, 2006) .
Estas agrupaciones comunes se agrupan en paquetes
de software que se conocen como paquetes de softwareintegrado un paquete de
software integrado es, es por tanto, el conjunto formado por varias aplicaciones
entre sí, que constituyen una unidad operativa.
Este tipo de software, que gozaba de gran
aceptación hasta la fecha, comienza a ser desplazada por las aplicaciones
independientes que han evolucionado hacia lo que podemos llamar software
integrable, esto es, aplicaciones distintas del mismo o de diferentes
fabricantes que pueden usarse de manera autónoma. Concretamente, desde el
surgimiento del entorno operativo de
Windows, los diseñadores de software hacen sus diseños integrables con ese
sistema e intercomunicarles con las demás operaciones instaladas. (TERESA, BRIS, JOSE, LUIS, & MANUEL,
2004, pág. 132)
Definición
El termino ofimática viene
de la unión de ofimática e informática y trata de la automatización de oficinas
y de los procesos del trabajo que se realizan en los mismos, por lo que su
ámbito de aplicación es muy amplio. Estas herramientas están orientadas a
personal no especializado en informática y precisaran del menor tiempo posible
de formación, abarcando las funciones típicas de la gestión de la oficina. El
concepto ofimática (automatización de la oficina) engloba el conjunto de
técnicas, métodos y equipos utilizables en el trabajo de oficina de cualquier
entidad. (Juan, Eduardo, Luisa, & Ivan,
2006, pág. 130).
La ofimática es aquel conjunto de
herramientas, técnicas y aplicaciones que se utilizan para facilitar,
optimizar, mejorar y automatizar las tareas referentes a la oficina. Es decir que la ofimática alude a los
métodos que se emplean para todo lo relacionado a las actividades de la oficina
que logran el procesamiento computarizado de datos escritos, sonoros y
visuales. La palabra ofimática se forma de los acrónimos de los vocablos
oficina e informática. El objetivo principal de esta práctica es
brindar ciertos elementos que posibiliten y auxilien en la mejora y
simplificación en cuanto a la organización de las actividades que realizan un
grupo de personas o una compañía en particular.
Ilustración 26 OFICINA E
INFORMACIÓN
La ofimática es
un conjunto de herramientas de informática que se utiliza paran optimizar,
mejorar y automatizar los procedimientos que se realizan en una
oficina. La palabra ofimática es un acrónimo formado por oficina
e informática
La definición
de ofimática es el universo de procedimientos, técnicas y
aplicaciones de tipo informático que se usan en la oficina con el fin
de automatizar y optimizar las labores que en ella se realizan. La palabra
“ofimática” es, entonces, un acrónimo compuesto entre “oficina” e
“informática”. Las herramientas ofimáticas permitirán a los
integrantes de una oficina o espacio laboral poder crear, transmitir o
manipular información fácilmente, y lógicamente en los tiempos que corren se
asume que esto estará integrado a una red local y/o Internet.
Antiguamente
todas las tareas que hoy se vienen haciendo a través de un computador, se
tenían que realizar a mano; crear una hoja con todas las cuentas, que requería
además de utilizar una calculadora, pasar a mano todos los números a una hoja.
Hoy en día las cuentas las calcula Excel, y se escriben en el software para
luego imprimirse mediante una impresora, todo realizado automáticamente con tan
solo hacer un par de clics.
Recuerda
entonces que la ofimática no es tan solo el típico paquete de Office u Open
Office, sino que un fax, un Xerox, un teléfono, una impresora o escáner y en
general cualquier cosa que contenga un sistema informático que
entre dentro de esta clasificación.
Procedimientos
y herramientas de la ofimática
Las herramientas de ofimática “permiten
idear, crear, almacenar y manipular información, pero deben estar las
computadoras sí o sí conectadas a una red de internet. La estructura ofimática
suele estar constituida por las computadoras y sus periféricos” (Nacho, 2015, pág. 210)
·
Hojas de
cálculo: es “una herramienta muy potente permite manipular, calcular y analizar
conjunto de datos numéricos sus funciones son muy extensas, desde crear
facturas y controlar gastos hasta realizar estudios estadísticos” (Nacho, 2015)
·
Procesador de
textos: se utiliza básicamente para redactar documentos, incluidas tablas,
imágenes, etc.
·
Base de datos: son
aplicaciones que permiten manejar todo tipo de datos; por ejemplo, controlar el
inventario y los pedidos, llevar un registro de contactos y llamadas, etc.
·
Herramientas de
presentación: se utilizan para diseñar presentaciones, para presentar ideas
resultados o cometidos de una empresa, cualidades de un producto, etc.
·
Programas de
correo electrónico: su función es administrar el correo electrónico.
Herramientas ofimáticas. “la suite ofimática” Microsoft office
Estudios
sobre las actividades realizadas en empresas de muy diversa índole dieron como
resultado un dato muy importante, independientemente de la actividad a la que
se dedique la empresa los procesos realizados en su oficina resultan muy
similares.
El
avance y desarrollo de las tecnologías de información han permitido desarrollar
programas informáticos genéricos que agilizan y facilitan en gran medida dicha
tarea (Juan, Eduardo, Luisa, & Ivan, 2006).
A continuación,
les ofrecemos una concepción de lo anterior para lo antes dicho con uno de los
paquetes informáticos más entendidos del mercado, Microsoft Office:
Ilustración 28 MICROSOFT
OFFICE
·
Word: Es un
procesador de textos. Se utiliza para redactar y darle formato a cualquier tipo
de texto. También pueden realizarse otro tipo de cosas, como páginas web.
·
Excel: Su función
principal es la hoja de cálculo, allí se pueden crear archivos de, por ejemplo,
facturas, llevar el control de un estado de cuenta, elaborar estadísticas y
demás.
·
Access: Es una
herramienta de gestión de bases de datos. Aquí se puede controlar un
inventario, llevar un registro de libros y otras acciones similares.
·
Power Point: Es el
programa ideal para desarrollar presentaciones. Es ideal para acompañar
discursos. Se pueden insertar imágenes, sonidos, videos y demás.
·
Outlook: Sirve para
administrar el correo electrónico. Incluye además la posibilidad de llevar
control de una agenda con calendario. Tiene también recordatorios.
La
ofimática es enormemente importante en el contexto de una oficina porque ofrece
una serie de herramientas informáticas que sirven para agilizar enormemente el
trabajo que cotidianamente se presenta. Estas herramientas se ven mejoradas año
a año y además con las capacidades que se agregan en lo que respecta a
procesamiento de la información, pude decirse que existe un verdadero salto de
productividad en la materia. La ofimática en este sentido permite que exista
una clara simplificación de una enormidad de tareas, simplificación que
habilita a dedicar el tiempo en otro tipo de menesteres.
La
ofimática debe su desarrollo en buena medida a la aparición de los ordenadores
personales y a su posterior evolución, ha facilitado la automatización de
diversas tareas de oficina como el procesador de textos, hojas de cálculo, base
de datos, autoedición, etc. No obstante la aparición de los ordenadores
personales parece estar restringido a los administrativos y las secretarias,
cuando lo ideal para alcanzar el máximo beneficio a las inversiones necesarias
para automatizar una oficina es considerar también a directivos profesionales y
técnicos a los que el ahorro de tiempo y el acceso a información que necesitan
para su trabajo, les permitirán dedicarse a actividades más creativas y
productivas para la empresa (Juan, Eduardo, Luisa, & Ivan,
2006)
En efecto, con anterioridad a esta
circunstancia, las computadoras estaban en gran medida relegadas a ámbitos de
investigación o a negocios que podían afrontar una inversión importante en lo
que respecta a tecnología. No obstante, con la aparición de las computadoras
personales se abrió todo un nuevo mundo que habilitaba la posibilidad de llevar
adelante tareas complejas mediante la incorporación de una computadora que
implicaba un costo bajo. Es así, como este nuevo artefacto pronto se adueñó del
ámbito de las oficinas, posibilitando todo un nuevo escenario de trabajo.
Como
consecuencia de la incorporación de la computadora al ámbito de la oficina,
comenzaron a desarrollarse distintas aplicaciones especializadas que estaban
destinadas a llevar adelante los trabajos más comunes. Es así como podemos ver
la aparición de las planillas de cálculo, la aparición de los procesadores de
texto, y motores de bases de datos adaptados a esta nueva situación. Con el
paso del tiempo estos programas fueron desarrollándose, apareciendo una gran competencia
al respecto que incentivaba la mejora continua. Hoy en día, los mismos tienen
una intuitiva interfaz gráfica que habilita un control exhaustivo de las
posibilidades más complejas.
Actualmente
existe un claro predominio de Microsoft en lo que respecta a herramientas de
ofimática. En efecto, la suite Microsoft Office ofrece una amplia variedad de
programas para todas las actividades de una oficina, programas que se integran
en diferentes aspectos, haciendo que exista una clara facilidad para trabajar
en este contexto. En el caso de Linux, existen muchas variantes a los programas
de Microsoft, pero con el añadido de ser gratuitas. No obstante, es importante
señalar que hoy en día es el internet la verdadera revolución al respecto,
situación que se explica por la comunicación sencilla, a bajo costo y que
habilita el trabajo coordinado en tiempo real a través de la mensajería
instantánea.
Tabla
5 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA HOJA DE
CALCULO EXCEL
VENTAJAS
|
DESVENTAJAS
|
Aplicación
gratuita que requiere únicamente una cuenta en Gmail.
|
Su
manejo puede no ser seguro si el usuario no crea una contraseña y la protege.
|
Soporta
gran cantidad de formatos.
|
Existen
ciertas limitaciones relativas a las capacidades que puede aceptar según el
formato del documento: Para textos, hasta 500Kb;
imágenes hasta 2Mb y para hojas de cálculo hasta 256 celdas
o 40 hojas
|
Almacena
y organiza el trabajo de forma segura en línea.
|
Requiere
establecerse una metodología de trabajo con el grupo, dado a que podría
crearse un ambiente negativo de trabajo conjunto.
|
Se
puede organizar mediante carpetas de fácil modificación que siempre
está a disposición del grupo.
|
Puede
ser inseguro si el usuario se equivoca intentando compartir archivos con su
grupo y los hace accesibles a todo público.
|
Permite
que otros usuarios editen y publiquen la presentación.
|
“Perdida
de la intimidad” informativa causado por la publicación de sus documentos por
otros usuarios.
|
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Morote, A. -M. (2012). Internet,
mantenimiento y redes (Ofimática y proceso de la información). coditex.
