Ofimatica

OFIMÁTICA

Antecedentes

 La ofimática comienza a desarrollarse en la década del 70, con la clasificación de los equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar métodos y herramientas por otras más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina de escribir y se reemplaza por computadoras y sus procesadores de texto e incluso el dictado por voz automatizado.

La ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran manuales.

Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el traspaso de información hacia medios electrónicos.

Con el avance y desarrollo de las tecnologías de información  se han identificado algunas de estas aplicaciones de uso común en la mayoría de las organizaciones, como son el procesador de textos, hojas de cálculo, gráficos estadísticos, etc. De manera que los fabricantes han diseñado y puesto en el mercado aplicaciones para ser utilizadas por un gran número de usuarios en diferentes sistemas. A estas aplicaciones de uso general se les llama software estándar, son programas que se pueden adquirir normalmente en el mercado y que se encuentran dispuestos para su uso inmediato sin utilizar la intervención de personal informático (Juan, Eduardo, Luisa, & Ivan, 2006) .

Estas agrupaciones comunes se agrupan en paquetes de software que se conocen como paquetes de softwareintegrado un paquete de software integrado es, es por tanto, el conjunto formado por varias aplicaciones entre sí, que constituyen una unidad operativa.

Este tipo de software, que gozaba de gran aceptación hasta la fecha, comienza a ser desplazada por las aplicaciones independientes que han evolucionado hacia lo que podemos llamar software integrable, esto es, aplicaciones distintas del mismo o de diferentes fabricantes que pueden usarse de manera autónoma. Concretamente, desde el surgimiento del  entorno operativo de Windows, los diseñadores de software hacen sus diseños integrables con ese sistema e intercomunicarles con las demás operaciones instaladas. (TERESA, BRIS, JOSE, LUIS, & MANUEL, 2004, pág. 132)

Definición

El termino ofimática viene de la unión de ofimática e informática y trata de la automatización de oficinas y de los procesos del trabajo que se realizan en los mismos, por lo que su ámbito de aplicación es muy amplio. Estas herramientas están orientadas a personal no especializado en informática y precisaran del menor tiempo posible de formación, abarcando las funciones típicas de la gestión de la oficina. El concepto ofimática (automatización de la oficina) engloba el conjunto de técnicas, métodos y equipos utilizables en el trabajo de oficina de cualquier entidad. (Juan, Eduardo, Luisa, & Ivan, 2006, pág. 130).

 La ofimática es aquel conjunto de herramientas, técnicas y aplicaciones que se utilizan para facilitar, optimizar, mejorar y automatizar las tareas referentes a la oficina. Es decir que la ofimática alude a los métodos que se emplean para todo lo relacionado a las actividades de la oficina que logran el procesamiento computarizado de datos escritos, sonoros y visuales. La palabra ofimática se forma de los acrónimos de los vocablos oficina e informática. El objetivo principal de esta práctica es brindar ciertos elementos que posibiliten y auxilien en la mejora y simplificación en cuanto a la organización de las actividades que realizan un grupo de personas o una compañía en particular.

Ilustración 26  OFICINA E INFORMACIÓN

La ofimática es un conjunto de herramientas de informática que se utiliza paran optimizar, mejorar y automatizar los procedimientos que se realizan en una oficina. La palabra ofimática es un acrónimo formado por oficina e informática

La definición de ofimática es el universo de procedimientos, técnicas y aplicaciones de tipo informático que se usan en la oficina con el fin de automatizar y optimizar las labores que en ella se realizan. La palabra “ofimática” es, entonces, un acrónimo compuesto entre “oficina” e “informática”. Las herramientas ofimáticas permitirán a los integrantes de una oficina o espacio laboral poder crear, transmitir o manipular información fácilmente, y lógicamente en los tiempos que corren se asume que esto estará integrado a una red local y/o Internet.

Antiguamente todas las tareas que hoy se vienen haciendo a través de un computador, se tenían que realizar a mano; crear una hoja con todas las cuentas, que requería además de utilizar una calculadora, pasar a mano todos los números a una hoja. Hoy en día las cuentas las calcula Excel, y se escriben en el software para luego imprimirse mediante una impresora, todo realizado automáticamente con tan solo hacer un par de clics.

Recuerda entonces que la ofimática no es tan solo el típico paquete de Office u Open Office, sino que un fax, un Xerox, un teléfono, una impresora o escáner y en general cualquier cosa que contenga un sistema informático que entre dentro de esta clasificación.

Ilustración 27  OFIMÁTICA

 Procedimientos y herramientas de la ofimática

 Las herramientas de ofimática “permiten idear, crear, almacenar y manipular información, pero deben estar las computadoras sí o sí conectadas a una red de internet. La estructura ofimática suele estar constituida por las computadoras y sus periféricos”  (Nacho, 2015, pág. 210)

Herramientas ofimáticas

·           Hojas de cálculo: es “una herramienta muy potente permite manipular, calcular y analizar conjunto de datos numéricos sus funciones son muy extensas, desde crear facturas y controlar gastos hasta realizar estudios estadísticos” (Nacho, 2015)

·           Procesador de textos: se utiliza básicamente para redactar documentos, incluidas tablas, imágenes, etc.

·           Base de datos: son aplicaciones que permiten manejar todo tipo de datos; por ejemplo, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de contactos y llamadas, etc.

·           Herramientas de presentación: se utilizan para diseñar presentaciones, para presentar ideas resultados o cometidos de una empresa, cualidades de un producto, etc.

·           Programas de correo electrónico: su función es administrar el correo electrónico.

Herramientas ofimáticas. “la suite ofimática” Microsoft office

Estudios sobre las actividades realizadas en empresas de muy diversa índole dieron como resultado un dato muy importante, independientemente de la actividad a la que se dedique la empresa los procesos realizados en su oficina resultan muy similares.

El avance y desarrollo de las tecnologías de información han permitido desarrollar programas informáticos genéricos que agilizan y facilitan en gran medida dicha tarea (Juan, Eduardo, Luisa, & Ivan, 2006).

A continuación, les ofrecemos una concepción de lo anterior para lo antes dicho con uno de los paquetes informáticos más entendidos del mercado, Microsoft Office:

Ilustración 28  MICROSOFT OFFICE

·           Word: Es un procesador de textos. Se utiliza para redactar y darle formato a cualquier tipo de texto. También pueden realizarse otro tipo de cosas, como páginas web.

·           Excel: Su función principal es la hoja de cálculo, allí se pueden crear archivos de, por ejemplo, facturas, llevar el control de un estado de cuenta, elaborar estadísticas y demás.

·           Access: Es una herramienta de gestión de bases de datos. Aquí se puede controlar un inventario, llevar un registro de libros y otras acciones similares.

·           Power Point: Es el programa ideal para desarrollar presentaciones. Es ideal para acompañar discursos. Se pueden insertar imágenes, sonidos, videos y demás.

·           Outlook: Sirve para administrar el correo electrónico. Incluye además la posibilidad de llevar control de una agenda con calendario. Tiene también recordatorios.

Importancia  

La ofimática es enormemente importante en el contexto de una oficina porque ofrece una serie de herramientas informáticas que sirven para agilizar enormemente el trabajo que cotidianamente se presenta. Estas herramientas se ven mejoradas año a año y además con las capacidades que se agregan en lo que respecta a procesamiento de la información, pude decirse que existe un verdadero salto de productividad en la materia. La ofimática en este sentido permite que exista una clara simplificación de una enormidad de tareas, simplificación que habilita a dedicar el tiempo en otro tipo de menesteres.

La ofimática debe su desarrollo en buena medida a la aparición de los ordenadores personales y a su posterior evolución, ha facilitado la automatización de diversas tareas de oficina como el procesador de textos, hojas de cálculo, base de datos, autoedición, etc. No obstante la aparición de los ordenadores personales parece estar restringido a los administrativos y las secretarias, cuando lo ideal para alcanzar el máximo beneficio a las inversiones necesarias para automatizar una oficina es considerar también a directivos profesionales y técnicos a los que el ahorro de tiempo y el acceso a información que necesitan para su trabajo, les permitirán dedicarse a actividades más creativas y productivas para la empresa (Juan, Eduardo, Luisa, & Ivan, 2006)

 En efecto, con anterioridad a esta circunstancia, las computadoras estaban en gran medida relegadas a ámbitos de investigación o a negocios que podían afrontar una inversión importante en lo que respecta a tecnología. No obstante, con la aparición de las computadoras personales se abrió todo un nuevo mundo que habilitaba la posibilidad de llevar adelante tareas complejas mediante la incorporación de una computadora que implicaba un costo bajo. Es así, como este nuevo artefacto pronto se adueñó del ámbito de las oficinas, posibilitando todo un nuevo escenario de trabajo.

Como consecuencia de la incorporación de la computadora al ámbito de la oficina, comenzaron a desarrollarse distintas aplicaciones especializadas que estaban destinadas a llevar adelante los trabajos más comunes. Es así como podemos ver la aparición de las planillas de cálculo, la aparición de los procesadores de texto, y motores de bases de datos adaptados a esta nueva situación. Con el paso del tiempo estos programas fueron desarrollándose, apareciendo una gran competencia al respecto que incentivaba la mejora continua. Hoy en día, los mismos tienen una intuitiva interfaz gráfica que habilita un control exhaustivo de las posibilidades más complejas.

Actualmente existe un claro predominio de Microsoft en lo que respecta a herramientas de ofimática. En efecto, la suite Microsoft Office ofrece una amplia variedad de programas para todas las actividades de una oficina, programas que se integran en diferentes aspectos, haciendo que exista una clara facilidad para trabajar en este contexto. En el caso de Linux, existen muchas variantes a los programas de Microsoft, pero con el añadido de ser gratuitas. No obstante, es importante señalar que hoy en día es el internet la verdadera revolución al respecto, situación que se explica por la comunicación sencilla, a bajo costo y que habilita el trabajo coordinado en tiempo real a través de la mensajería instantánea.

Tabla 5 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA HOJA DE CALCULO EXCEL

VENTAJAS	DESVENTAJAS
Aplicación gratuita que requiere únicamente una cuenta en Gmail.	Su manejo puede no ser seguro si el usuario no crea una contraseña y la protege.
Soporta gran cantidad de formatos.	Existen ciertas limitaciones relativas a las capacidades que puede aceptar según el formato del documento: Para textos, hasta 500Kb; imágenes   hasta 2Mb y para hojas de cálculo hasta 256 celdas o 40 hojas
Almacena y organiza el trabajo de forma segura en línea.	Requiere establecerse una metodología de trabajo con el grupo, dado a que podría crearse un ambiente negativo de trabajo conjunto.
Se puede organizar mediante carpetas de fácil modificación  que siempre está a disposición del grupo.	Puede ser inseguro si el usuario se equivoca intentando compartir archivos con su grupo y los hace accesibles a todo público.
Permite que otros usuarios editen y publiquen la presentación.	“Perdida de la intimidad” informativa causado por la publicación de sus documentos por otros usuarios.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Morote, A. -M. (2012). Internet, mantenimiento y redes (Ofimática y proceso de la información). coditex.

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